Satu kampus tercatat lima nama berbeda di jurnal Anda

Kenapa ini terjadi secara teknis

Di OJS 3.3, afiliasi disimpan sebagai satu kolom teks multilingual per penulis. Tidak ada tabel institusi terpisah, tidak ada ID unik, tidak ada mekanisme yang mencocokkan apa yang diketik penulis dengan daftar resmi.

Di OJS 3.5, struktur datanya sudah lebih baik. Ada tabel afiliasi terpisah dan bahkan dukungan ROR (Research Organization Registry), yaitu pengenal unik internasional untuk institusi riset. Tapi kolom tetap menerima teks bebas. ROR sifatnya opsional dan sebagian besar penulis di Indonesia tidak tahu apa itu, apalagi mengisinya.

Jadi di kedua versi, yang menentukan isi kolom afiliasi adalah jari penulis yang mengetik pada saat submit. Tidak ada filter, tidak ada saran, tidak ada penolakan kalau formatnya berbeda dari yang sudah ada.

Hasilnya bisa ditebak. Untuk satu universitas saja Anda bisa menemukan variasi seperti ini:

Universitas Gadjah Mada
UGM
Univ. Gadjah Mada
Gadjah Mada University
Fakultas Teknik UGM
Universitas Gajah Mada    (typo: tanpa d)

Di mata manusia semua itu sama. Di mata sistem, itu enam institusi berbeda yang tidak punya kaitan satu sama lain.

Dampak yang baru terasa belakangan

Selama Anda tidak butuh laporan dari data ini, kekacauannya tidak terasa. Tapi ada empat momen di mana ini tiba tiba menjadi masalah besar:

• Laporan akreditasi membutuhkan angka: berapa artikel dari institusi mana. Kalau satu kampus tercatat sebagai lima entitas, angka per institusi jadi kecil kecil dan tidak mencerminkan kontribusi sebenarnya. Laporan yang seharusnya menunjukkan kolaborasi luas malah terlihat fragmentaris.
• Metadata yang dikirim ke Crossref bersama DOI menyertakan afiliasi apa adanya. Sekali terkirim, data itu menyebar ke layanan lain dan sulit ditarik. Kalau afiliasinya typo atau tidak standar, kesalahan itu ikut beredar selamanya.
• Asesor yang membuka beberapa halaman artikel dan melihat nama institusi yang sama ditulis berbeda beda mendapat kesan pengelolaan yang tidak rapi. Bukan masalah substansi, tapi kesan pertama.
• Penulis sendiri kadang mengeluh kenapa nama kampusnya tertulis berbeda di artikelnya yang satu dengan yang lain. Tim editorial yang sudah sibuk harus menjawab dan mengoreksi satu per satu.

Skala masalahnya

Ini bukan soal satu dua typo. Jurnal yang sudah berjalan lima tahun dengan 200 artikel dari 50 institusi berbeda bisa punya 150 sampai 300 variasi penulisan afiliasi. Bukan karena ada 300 kampus, tapi karena setiap kampus ditulis rata rata tiga sampai enam cara berbeda oleh penulis yang berbeda.

Jurnal multidisiplin yang menerima penulis dari berbagai kampus lebih parah lagi. Dan kalau jurnal Anda pernah berganti sistem atau dimigrasi dari versi lama, data lama yang ikut bisa menambah variasi yang tidak Anda sadari.

Cara manual yang tersedia di OJS

OJS menyediakan cara untuk mengedit afiliasi: buka submission, buka tab Contributors atau metadata penulis, edit kolom afiliasi, simpan. Ini berhasil, satu artikel pada satu waktu.

Masalahnya jelas:

• Mengubah afiliasi di satu artikel tidak mengubah artikel lain dari penulis yang sama. Kalau penulis X punya 8 artikel, Anda edit 8 kali.
• Anda harus tahu dulu variasi mana yang salah. Tanpa melihat semua variasi sekaligus, Anda tidak tahu mana yang perlu dikoreksi.
• Tidak ada fitur pencarian atau filter berdasarkan afiliasi di panel OJS. Anda harus membuka artikel satu per satu untuk melihat apa yang tertulis.
• Untuk jurnal dengan ratusan artikel, ini pekerjaan berminggu minggu yang tidak ada ujungnya karena artikel baru terus masuk dengan penulisan yang belum tentu konsisten.

Kenapa query langsung ke database bukan solusi

Pengelola yang punya akses teknis kadang berpikir untuk menjalankan UPDATE langsung ke tabel author_settings (di 3.3) atau tabel afiliasi (di 3.5) untuk mengganti semua variasi sekaligus.

Ini bisa berhasil kalau dilakukan dengan sangat hati hati. Tapi risikonya nyata:

Kalau Anda benar benar memilih jalur ini, minimal cadangkan database dulu, lakukan di lingkungan uji coba, dan verifikasi hasilnya sebelum menjalankan di produksi.

• Nama institusi yang pendek bisa muncul sebagai bagian dari nama lain. Mengganti "UGM" tanpa konteks bisa merusak entri yang mengandung substring itu.
• Tidak ada mekanisme undo di database kalau salah. Cadangan adalah satu satunya jaring pengaman, dan banyak pengelola tidak mencadangkan sebelum menjalankan query.
• Di OJS 3.5 yang struktur tabelnya sudah berubah, query yang ditulis untuk versi lama tidak berlaku lagi.
• Kalau kolom afiliasi multilingual (ada versi Indonesia dan Inggris), query harus menangani kedua locale sekaligus tanpa menimpa yang seharusnya tetap.

Pendekatan yang benar tapi berat: identifikasi lalu koreksi massal

Cara yang paling bersih secara konseptual, terlepas dari alat yang dipakai:

Tanpa langkah terakhir, pekerjaan bersih bersih Anda hanya bertahan sampai penulis berikutnya mengetik nama kampusnya dengan cara baru. Idealnya ada mekanisme saran saat penulis mengisi, sehingga pilihan yang konsisten lebih mudah dipilih daripada mengetik dari awal.

• Kumpulkan semua variasi afiliasi yang ada di seluruh jurnal ke satu tempat.
• Kelompokkan yang merujuk institusi yang sama. Ini langkah paling berat karena butuh penilaian manusia: "Univ Gadjah Mada" dan "UGM" itu sama, tapi "Universitas Gajah Mada" yang tanpa d itu typo atau institusi lain?
• Tentukan satu nama resmi per institusi. Biasanya nama yang tertera di website resmi kampus.
• Terapkan koreksi sekaligus ke semua artikel yang memakai variasi variasi tersebut.
• Pastikan artikel baru yang masuk setelahnya tidak mengulang variasi lama. Ini bagian yang paling sering terlewat.

Pertanyaan yang sering muncul