Dokumentasiv1.5.2

Panduan Penggunaan Orcidra

Panduan ini ditulis untuk siapa saja yang mengurus jurnal, termasuk yang baru pertama kali mendengar kata ORCID. Tidak ada istilah teknis yang dibiarkan tanpa penjelasan.

1. Apa itu ORCID dan kenapa penting

Mari mulai dari dasarnya, supaya bagian selanjutnya masuk akal.

Nama orang tidak pernah benar-benar unik. Di Indonesia ada banyak dosen bernama Budi Santoso, dan satu orang bisa menulis namanya berbeda-beda di tiap artikel: "Budi Santoso", "B. Santoso", "Budi S.". Akibatnya, komputer tidak bisa memastikan artikel mana milik siapa.

ORCID adalah nomor identitas untuk penulis, seperti NIK tetapi untuk dunia penelitian. Bentuknya 16 angka, contohnya 0000-0002-1825-0097. Nomor ini gratis, dibuat sendiri oleh penulis di situs orcid.org, dan berlaku seumur hidup meskipun orangnya berpindah kampus atau berganti nama.

Kenapa ini penting untuk jurnal Anda, bukan cuma untuk penulisnya:

1. Sitasi tidak salah alamat. Kalau nama penulis mirip dengan orang lain, sitasi bisa tercatat ke orang yang salah. ORCID mencegah itu, dan penulis Anda yang diuntungkan.
2. Metadata artikel jadi lengkap. Saat jurnal mendaftarkan artikel supaya punya tautan permanen, ORCID ikut terkirim. Tanpa itu, data artikel Anda kehilangan identitas penulisnya.
3. Diminta saat akreditasi. Aturan akreditasi jurnal yang berlaku sekarang menyebut ORCID sebagai bagian dari kelengkapan data penulis.

2. Masalah yang Orcidra selesaikan

Kalau jurnal Anda masih memakai OJS 3.3 atau 3.4, kolom ORCID bisa langsung diketik dan masalah ini tidak Anda alami. Persoalannya muncul di OJS 3.5.

Di OJS 3.5, kolom ORCID tidak bisa lagi diketik. Satu-satunya cara mengisinya adalah penulis menekan tombol penghubung akun, lalu login ke situs orcid.org dan memberi izin. Kedengarannya rapi, tetapi di lapangan hasilnya begini:

- Penulis yang sedang buru-buru mengirim naskah melewatinya saja.
- Penulis yang lupa kata sandi ORCID-nya menyerah di tengah jalan.
- Tim editorial tidak bisa membantu, karena kolomnya hanya bisa dilihat, tidak bisa diisi.

Padahal di banyak jurnal, justru tim editorial yang merapikan data penulis sebelum artikel diterbitkan. Jadi tidak ada yang bisa dilakukan selain menunggu penulisnya sendiri yang login, dan artikel akhirnya terbit dengan ORCID kosong.

Tanpa Orcidra (OJS 3.5)

Kolom ORCID tidak bisa diketik
Editor hanya bisa melihat, tidak bisa mengisi
Bergantung penulis mau login sendiri
Artikel terbit dengan ORCID kosong

Dengan Orcidra

Kolom ORCID bisa diketik lagi
Editor bisa melengkapi sendiri
Yang sudah terbit bisa disusul dari satu halaman
ORCID tampil di artikel dan ikut terkirim

Yang tidak berubah: tombol penghubung akun ORCID yang resmi tetap ada dan tetap berfungsi. Penulis yang ingin ORCID-nya terverifikasi lewat jalur resmi tetap bisa memakainya. Orcidra hanya menambah pilihan mengetik manual, bukan mengganti apa pun. ORCID yang sudah terisi sebelumnya juga tidak diubah.

3. Daftar istilah

Kata-kata berikut akan muncul di panduan ini dan di halaman OJS Anda. Tidak perlu dihafal, cukup kembali ke sini kalau lupa.

iD: Sebutan singkat untuk nomor ORCID seseorang. Jadi kalimat "iD itu sudah dipakai" berarti "nomor ORCID itu sudah tercatat pada orang lain".
Data penulis artikel: Bagian di dalam setiap naskah tempat nama, email, afiliasi, dan ORCID penulis dicatat. Inilah data yang ikut terbit bersama artikel. Di menu OJS bagian ini biasanya bernama Contributors. Ini tempat kerja utama Anda.
Profil pengguna: Halaman data akun seseorang di OJS. Berbeda dari data penulis artikel: profil menempel pada akun, sedangkan data penulis artikel menempel pada naskah. Satu orang bisa punya ORCID di profilnya tetapi kosong di artikelnya, dan itulah sumber kebingungan yang sering terjadi.
Tombol penghubung akun (Connect): Tombol bawaan OJS yang mengajak penulis login ke situs orcid.org untuk memberi izin. Hasilnya ORCID yang terverifikasi. Bagus, tetapi hanya bisa dilakukan oleh penulisnya sendiri.
DOI dan Crossref: DOI adalah tautan permanen sebuah artikel, sehingga tetap bisa dibuka meskipun alamat situs berubah. Crossref adalah lembaga tempat jurnal mendaftarkan DOI beserta data artikelnya. ORCID penulis ikut dikirim ke sana, jadi mengisi ORCID membuat data artikel Anda lebih lengkap di mata dunia luar.
Issue (terbitan): Satu edisi jurnal yang memuat beberapa artikel, misalnya Vol 5 No 2. Berguna sebagai penyaring saat Anda ingin merapikan ORCID satu terbitan sekaligus.
Jurnal (context): Satu instalasi OJS bisa menampung beberapa jurnal sekaligus. Orcidra bekerja per jurnal, jadi setiap jurnal punya pengaturan sendiri dan butuh jatah lisensinya sendiri.

4. Mulai dari sini

Lima langkah berikut cukup untuk mulai memakai Orcidra. Perkiraan waktu sekitar sepuluh menit, dan Anda tidak perlu menyentuh server.

Langkah 1. Pasang plugin
Unduh berkasnya dari dashboard lisensi, lalu buka OJS: Settings > Website > Plugins > Upload A New Plugin.
Langkah 2. Aktifkan dan masukkan license key
Centang Orcidra di daftar plugin, lalu buka Settings pada barisnya. Tempelkan license key dari dashboard, lalu simpan. Menyimpan inilah yang mengaktifkan lisensi, jadi jangan lewatkan langkah menyimpan.
Langkah 3. Salin ORCID yang sudah ada di profil
Kalau jurnal Anda dulu memakai OJS 3.3 atau 3.4, kemungkinan besar banyak penulis sudah punya ORCID di profil akunnya, tetapi data itu tidak ikut ke artikelnya. Tekan tombol Salin dari profil sekali, dan ORCID itu dipindahkan ke artikel yang masih kosong. Ini biasanya langkah dengan hasil paling banyak sekaligus.
Langkah 4. Buka antrian dan lihat sisanya
Klik menu Orcidra di sisi kiri OJS. Di sana terkumpul penulis yang artikelnya sudah terbit tetapi ORCID-nya masih kosong. Anda bisa mengisinya berurutan dari satu halaman, tanpa membuka artikel satu per satu.
Langkah 5. Coba satu artikel untuk meyakinkan diri
Buka satu artikel yang sudah terbit, isi ORCID salah satu penulisnya, simpan, lalu lihat halaman artikel itu di situs jurnal Anda. Kalau ikon ORCID sudah muncul di sebelah nama penulis, berarti semuanya sudah berjalan.

5. Pengaturan, satu per satu

Semua ada di satu tempat: Settings > Website > Plugins > Orcidra > Settings. Pengaturannya sedikit, jadi bagian ini singkat.

License Key

Kunci yang membuktikan jurnal Anda berhak memakai plugin ini. Tempelkan dari dashboard lisensi, lalu simpan. Bentuknya seperti PUBL-XXXX-XXXX-XXXX. Saat disimpan, kunci ini terikat ke alamat jurnal Anda.

License Status

Keterangan apakah kunci Anda sudah aktif. Kalau tertulis Active, semuanya beres. Kalau belum aktif, biasanya ada dua sebab: kuncinya salah tempel, atau server jurnal Anda sedang tidak bisa menghubungi store.publiora.id. Coba simpan ulang, dan kalau tetap belum aktif silakan buat tiket bantuan.

Pemberitahuan versi baru

Kalau ada versi Orcidra yang lebih baru, pemberitahuannya muncul sendiri di halaman pengaturan plugin, lengkap dengan tombol untuk memperbarui. Anda tidak perlu mengunduh berkas manual lagi.

6. Tiga tempat untuk mengisi ORCID

Setelah Orcidra aktif, kolom ORCID bisa diketik di tiga tempat berbeda. Ketiganya berguna, tetapi yang pertama adalah tempat kerja utama Anda.

Di data penulis artikel, ini yang utama

Buka naskahnya, masuk ke bagian data penulis, lalu ketik ORCID di kolom yang tersedia. Inilah data yang benar-benar terbit bersama artikel dan ikut terkirim ke Crossref. Kalau jurnal Anda memakai tombol penghubung akun, tombol itu tetap ada di sana, dan kolom ketik ditambahkan di sebelahnya, bukan menggantikannya.

Di antrian Orcidra, untuk menyusul yang sudah terbit

Menu Orcidra di sisi kiri OJS mengumpulkan semua penulis terbit yang ORCID-nya kosong dalam satu halaman. Cocok kalau yang perlu diisi jumlahnya banyak. Penjelasan lengkapnya ada di bagian 7.

Di profil dan formulir daftar, kalau penulis mau mengisi sendiri

Kolom ketik juga dibuka di halaman profil dan formulir pendaftaran, sehingga penulis bisa mencantumkan ORCID-nya tanpa harus login ke situs orcid.org. Ini sifatnya tambahan, bukan syarat. Kalau tidak ada yang mengisinya, Anda tetap bisa melengkapi dari dua tempat di atas.

Satu kemudahan otomatis: kalau seorang penulis sudah punya ORCID di profilnya, lalu dia mengirim naskah baru, ORCID itu ikut tersalin sendiri ke data penulis artikel. Jadi ORCID cukup diisi sekali, tidak perlu diketik ulang setiap kali mengirim naskah.

Hasilnya bukan sekadar tersimpan. ORCID yang Anda isi tampil di halaman artikel sebagai ikon yang bisa diklik pembaca, dan ikut terkirim ke Crossref bersama DOI. Pendaftaran DOI tidak menjadi gagal karena ini. Kalau penulisnya kemudian menghubungkan akunnya sendiri lewat tombol resmi, itu nilai tambah, bukan syarat supaya ORCID terpakai.

7. Menyusul data yang sudah terbit

Artikel yang sudah terbit dengan ORCID kosong tidak perlu dibiarkan. Halaman antrian dibuat khusus untuk itu, dan letaknya di menu Orcidra di sisi kiri OJS, bukan tersembunyi di dalam pengaturan.

Cara memakainya

Buka menu Orcidra. Yang tampil adalah daftar penulis terbit yang ORCID-nya masih kosong, satu kartu per penulis.
Kalau daftarnya panjang, saring per terbitan, atau cari langsung dengan nama atau email.
Ketik ORCID penulis itu, lalu simpan.
Semua artikel dengan email yang sama ikut terisi sekaligus, jadi penulis yang menulis lima artikel cukup diisi satu kali.

Halaman ini nyaman dibuka di ponsel, jadi bisa dikerjakan sambil menunggu, tidak harus di depan komputer.

Pengaman supaya nomornya tidak tertukar orang

Saat Anda mengetik, Orcidra memeriksa arsip jurnal Anda sendiri. Kalau nomor itu ternyata sudah tercatat pada email orang lain, penyimpanan ditolak dan Anda diberi tahu, sebelum data salah masuk. Sebaliknya, kalau email yang sama di artikel lain sudah memakai nomor itu, berarti cocok dan ditandai aman.

Pemeriksaan ini memakai data jurnal Anda sendiri, jadi tetap bekerja walau server sedang tidak bisa menghubungi situs luar.

8. Merapikan data lama sekaligus

Kalau jurnal Anda sudah berjalan bertahun-tahun, mengisi satu per satu terasa berat. Tiga alat berikut ada di halaman pengaturan plugin dan bekerja hanya untuk jurnal ini. Kecuali disebutkan lain, semuanya hanya mengisi yang masih kosong dan tidak menimpa data yang sudah ada.

Salin dari profil, mulai dari ini

Banyak penulis sebenarnya sudah punya ORCID di profil akunnya, sisa dari masa OJS 3.3 atau 3.4 yang dulu bisa diisi manual. Sayangnya data itu tidak ikut ke artikelnya. Tombol ini memindahkannya sekali jalan: mencari profil yang sudah punya ORCID, mencocokkan dengan penulis artikel lewat alamat email, lalu mengisi artikel yang masih kosong.

Karena tidak perlu mengetik apa pun, coba tombol ini lebih dulu sebelum mengerjakan antrian. Biasanya sebagian besar kekosongan langsung terisi.

Rapikan format

ORCID yang tersimpan lama kadang hanya berupa angka tanpa alamat lengkapnya. Tombol ini menyeragamkannya menjadi bentuk alamat penuh, yaitu https://orcid.org/0000-0000-0000-0000, supaya tampilan di halaman artikel konsisten. ORCID yang sudah terverifikasi lewat tombol penghubung akun tidak diubah.

Masukkan dari file spreadsheet

Kalau Anda sudah punya daftar ORCID penulis di Excel atau Google Sheets, misalnya hasil pendataan internal, daftar itu bisa dimasukkan sekaligus tanpa mengetik ulang.

Siapkan filenya dengan dua kolom saja, satu baris per penulis: alamat email di kolom pertama, ORCID di kolom kedua. Contoh isinya:

nama@email.ac.id,0000-0002-1825-0097

penulis2@univ.edu,https://orcid.org/0000-0001-2345-6789

dosen@kampus.ac.id,0000-0003-9876-5432

Simpan dari Excel dengan pilihan format teks berpemisah koma. Urutan kolom tidak harus persis, karena plugin bisa mengenali sendiri mana yang email dan mana yang ORCID. Artikel yang alamat emailnya cocok akan ikut terisi.

Pemeriksaan otomatis saat mengetik

Di kolom mana pun Anda mengetik ORCID, isinya diperiksa saat itu juga: apakah bentuknya benar (16 angka dalam empat kelompok yang dipisah tanda hubung), dan apakah angka terakhirnya cocok. Angka terakhir itu berfungsi sebagai penanda, sehingga salah ketik satu digit langsung ketahuan. Tanda hijau berarti benar, merah berarti masih salah.

Gunanya sederhana: mencegah salah ketik yang biasanya baru ketahuan jauh belakangan, setelah artikel sudah terkirim ke Crossref.

9. Laporan untuk akreditasi

Selain mengisi, Anda juga perlu tahu posisi jurnal Anda sekarang: sudah berapa persen penulis yang punya ORCID, dan siapa yang belum. Laporan ini dihitung sendiri dari data yang sudah ada di OJS, jadi tidak ada yang perlu Anda atur.

Isi laporannya

Berapa persen penulis di jurnal Anda yang sudah punya ORCID
Rinciannya per terbitan, untuk lima terbitan terakhir, sehingga terlihat terbitan mana yang paling perlu dirapikan
Daftar penulis yang belum punya ORCID beserta nama, email, dan naskah terakhirnya

Mengunduh daftarnya

Daftar penulis yang belum punya ORCID bisa diunduh sebagai file spreadsheet. Dua kegunaannya: dilampirkan sebagai dokumen pendukung saat mengisi borang akreditasi, atau dipakai sebagai daftar kontak untuk menghubungi penulis satu per satu.

Letaknya

Ada di halaman pengaturan Orcidra, pada bagiannya sendiri. Angkanya dihitung ulang setiap kali halaman dibuka, jadi selalu mencerminkan keadaan terkini.

10. Kebiasaan yang meringankan kerja

1. Jadikan pengisian ORCID bagian dari persiapan terbit, bukan pekerjaan susulan. Melengkapi satu terbitan sebelum diterbitkan jauh lebih ringan daripada menyisir arsip setahun kemudian.
2. Jangan menunggu penulis login sendiri. Jalur tercepat adalah editor mengisi dari data penulis artikel atau dari antrian.
3. Tombol penghubung akun resmi tetap dibiarkan menyala. Penulis yang ingin ORCID-nya terverifikasi silakan memakainya, sisanya Anda lengkapi dari belakang.
4. Kalau seorang penulis belum punya ORCID sama sekali, arahkan dia membuatnya di orcid.org. Gratis, dan hanya perlu dilakukan sekali seumur hidup.
5. Pakai alamat jurnal yang konsisten saat aktivasi. jurnal.ac.id dan www.jurnal.ac.id dihitung sebagai dua alamat berbeda.

11. Pertanyaan yang sering muncul

Apakah Orcidra menggantikan tombol penghubung akun ORCID bawaan OJS?: Tidak. Orcidra melengkapi, bukan menggantikan. Tombol resmi tetap ada di profil, di formulir daftar, dan di data penulis artikel. Yang Orcidra lakukan hanya mengembalikan kolom ketik yang hilang di OJS 3.5.
ORCID yang diisi editor, apakah benar-benar terpakai atau cuma tersimpan?: Terpakai. Tampil di halaman artikel sebagai tautan yang bisa diklik, dan ikut terkirim ke Crossref bersama DOI. Pendaftaran DOI tidak gagal karena ini.
Kalau ORCID-nya salah ketik, bagaimana?: Langsung ditolak sebelum tersimpan. Nomor ORCID punya angka penanda di akhir, dan Orcidra memeriksanya, jadi salah satu digit saja sudah terdeteksi.
Bagaimana kalau nomornya tertukar dengan penulis lain?: Orcidra memeriksa arsip jurnal Anda. Kalau nomor itu sudah tercatat pada email lain, penyimpanan ditolak dan Anda diberi tahu lebih dulu.
Apakah data yang sudah ada bisa berubah atau hilang?: Tidak. Orcidra mengisi kolom ORCID bawaan OJS, bukan membuat tempat penyimpanan sendiri, dan alat perapian hanya menyentuh yang masih kosong. ORCID yang sudah terisi sebelumnya tetap utuh.
Kalau plugin dinonaktifkan, ORCID-nya hilang?: Tidak. Data tersimpan di database OJS, bukan di dalam plugin. Menonaktifkan Orcidra hanya menyembunyikan kolom ketiknya, sedangkan ORCID yang sudah tercatat tetap ada dan tetap tampil.
Bentuk penulisan ORCID seperti apa yang diterima?: Ketiga bentuk ini sama-sama diterima: 0000-0002-1825-0097, orcid.org/0000-0002-1825-0097, dan https://orcid.org/0000-0002-1825-0097. Semuanya diseragamkan sendiri menjadi bentuk alamat penuh, jadi Anda tidak perlu memikirkannya.
Untuk OJS versi berapa plugin ini?: OJS 3.5. Pada OJS 3.4 dan sebelumnya kolom ORCID manual masih tersedia secara bawaan, sehingga plugin ini tidak diperlukan.
Saya mengelola beberapa jurnal dalam satu OJS. Bagaimana lisensinya?: Setiap kunci punya jatah jumlah jurnal. Kunci bisa dipasang sekali untuk seluruh instalasi, atau dipasang sendiri per jurnal. Jurnal yang memasang kuncinya sendiri mendapat prioritas jatah dibanding jurnal yang hanya ikut kunci bersama.

Masih ada yang belum jelas? Buat tiket bantuan dan kami bantu sampai selesai.

Lihat changelog lengkap