Panduan Penggunaan Affilora

1. Masalahnya, dan kenapa perlu dibereskan

Coba buka daftar penulis di jurnal Anda, lalu pilih satu kampus yang sering menyumbang artikel. Berapa cara penulisan namanya?

Biasanya seperti ini: "Universitas Indonesia", "Univ. Indonesia", "UI", "University of Indonesia", "Fakultas Teknik UI". Lima baris berbeda di data Anda, padahal satu institusi di kenyataan. Tidak ada yang salah menulisnya. Setiap penulis mengetik apa yang dia ingat saat mengirim naskah, dan kolom itu memang kolom ketik bebas.

Masalahnya baru terasa saat Anda butuh angka:

• - Tim akreditasi minta jumlah artikel per institusi mitra.
• - Pimpinan bertanya kampus mana yang paling banyak berkontribusi tahun ini.
• - Anda ingin menunjukkan bahwa penulis jurnal Anda datang dari banyak institusi, bukan satu kampus saja.

Ketiganya seharusnya selesai dalam semenit. Dengan afiliasi yang ditulis lima cara berbeda, jawabannya harus dihitung manual sambil menebak mana yang sebenarnya sama, dan tetap tidak bisa dipastikan lengkap.

Ada satu lagi yang sering terlupakan: keberagaman asal penulis termasuk yang dinilai saat akreditasi. Kalau satu kampus tercatat sebagai lima institusi berbeda, gambaran keberagaman jurnal Anda jadi tidak mencerminkan kenyataan.

2. Cara Affilora membereskannya

Affilora bekerja dengan satu prinsip sederhana: setiap institusi punya satu identitas resmi.

Identitas itu tidak dibuat oleh Publiora. Di dunia sudah ada daftar resmi lembaga penelitian dan perguruan tinggi, yang memberi satu kode unik untuk setiap organisasi. Namanya ROR, dan daftarnya mencakup lebih dari seratus ribu organisasi termasuk hampir semua kampus di Indonesia. Daftar ini terbuka dan gratis dipakai.

Begitu sebuah afiliasi dihubungkan ke kode itu, semua variasi penulisannya menunjuk ke organisasi yang sama. "UI" dan "Univ. Indonesia" tetap tertulis seperti aslinya di artikel, tetapi di belakangnya keduanya sudah dikenali sebagai Universitas Indonesia.

3. Daftar istilah

Beberapa kata akan sering muncul di halaman Affilora. Tidak perlu dihafal, cukup kembali ke sini kalau lupa.

Afiliasi

Asal institusi penulis, yaitu kampus atau lembaga tempat dia bekerja atau belajar. Di OJS, ini kolom yang diisi penulis bersama nama dan emailnya saat mengirim naskah.

Daftar resmi institusi (ROR)

Daftar terbuka yang mencatat lembaga penelitian dan perguruan tinggi sedunia, masing-masing dengan satu kode unik. Anda akan melihat singkatan ROR di halaman Affilora dan di tautan pada halaman artikel. Daftar ini gratis, jadi tidak ada biaya atau pendaftaran tambahan.

Kode institusi

Nomor pengenal satu kampus di daftar resmi tersebut. Anda tidak perlu menghafal atau mengetiknya. Kode ini terisi sendiri begitu Anda memilih nama kampus dari daftar.

Pencocokan

Catatan bahwa satu penulisan tertentu (misalnya "Univ. Indonesia") sama artinya dengan satu institusi resmi (Universitas Indonesia). Sekali dicatat, pencocokan ini berlaku untuk semua artikel yang memakai penulisan itu. Di sebagian tampilan Anda mungkin melihat kata mapping, maksudnya sama.

Jumlah pemakaian

Berapa banyak penulis memakai satu penulisan afiliasi tertentu. Kolomnya bernama "Digunakan". Angka ini penting untuk menentukan urutan kerja: rapikan yang angkanya besar lebih dulu, karena satu pencocokan langsung membereskan banyak artikel.

Data penulis artikel

Bagian di dalam setiap naskah tempat nama, email, dan afiliasi penulis dicatat. Di menu OJS bagian ini biasanya bernama Contributors. Inilah data yang ikut terbit bersama artikel.

Jurnal (context)

Satu instalasi OJS bisa menampung beberapa jurnal sekaligus. Affilora bekerja per jurnal: setiap jurnal punya daftar pencocokannya sendiri, karena pola penulisan penulis di tiap jurnal bisa berbeda.

4. Mulai dari sini

Lima langkah berikut cukup untuk mulai. Empat langkah pertama hanya sekitar sepuluh menit. Langkah kelima adalah pekerjaan merapikan arsip, dan lamanya tergantung banyaknya variasi penulisan di jurnal Anda.

1. Langkah 1. Pasang plugin

   Unduh berkas yang sesuai versi OJS Anda dari dashboard lisensi, lalu buka OJS: Settings > Website > Plugins > Upload A New Plugin.

2. Langkah 2. Aktifkan dan masukkan license key

   Centang Affilora di daftar plugin, lalu buka Settings pada barisnya. Tempelkan license key dari dashboard, lalu simpan. Menyimpan inilah yang mengaktifkan lisensi, jadi jangan lewatkan langkah menyimpan.

3. Langkah 3. Sebutkan kampus penerbit jurnal ini

   Di pengaturan, isi nama kampus penerbit jurnal Anda, lalu pilih dari daftar yang muncul. Gunanya: Affilora bisa menandai penulisan dari kampus Anda sendiri yang masih berantakan, dan biasanya itulah yang paling banyak muncul di jurnal Anda. Boleh dikosongkan kalau tidak perlu.

4. Langkah 4. Lihat keadaan sekarang

   Klik menu Affilora di sisi kiri OJS. Halaman ringkasan menampilkan institusi apa saja yang sudah dikenali, mana yang paling sering muncul, dan penulisan mana yang kemungkinan sebenarnya sama. Cukup dilihat dulu, belum ada yang diubah.

5. Langkah 5. Rapikan mulai dari yang paling sering dipakai

   Buka halaman perapian, dan kerjakan dari atas karena daftarnya sudah diurutkan dari penulisan yang paling banyak dipakai. Dua puluh pencocokan pertama biasanya sudah mencakup sebagian besar artikel Anda. Caranya ada di bagian 7.

5. Pengaturan, satu per satu

Semua ada di Settings > Website > Plugins > Affilora > Settings. Hanya ada tiga hal.

6. Artikel baru, rapi sejak diketik

Ini bagian yang paling ringan, karena hampir tidak ada pekerjaan tambahan. Saat Anda menambah atau mengubah data penulis di sebuah naskah, kolom afiliasi sekarang memberi saran.

7. Merapikan arsip lama

Ini bagian yang paling menghemat waktu Anda, dan juga bagian yang paling perlu dipahami sebelum mulai. Data afiliasi yang sudah terlanjur berantakan dirapikan dari halaman perapian di menu Affilora.

8. Tiga tombol yang sering tertukar

Kalau hanya satu bagian dari panduan ini yang Anda baca, pilih bagian ini. Tiga tombol berikut namanya mirip tetapi akibatnya berbeda jauh, dan memahaminya membuat Anda tidak takut menekan apa pun.

9. Tampilannya di halaman artikel

Afiliasi penulis yang sudah dikenali institusinya mendapat tanda kecil di halaman artikel yang dilihat pembaca. Isinya tiga hal:

• - Ikon resmi daftar institusi
• - Nama institusi dalam bentuk bakunya
• - Tautan ke halaman profil organisasi itu, supaya pembaca bisa memeriksa sendiri

10. Laporan institusi

Inilah hasil akhir dari semua perapian tadi: pertanyaan yang tadinya butuh penghitungan manual sekarang cukup dibuka satu halaman. Dari menu Affilora, masuk ke Laporan institusi.

11. Hubungannya dengan DOI

DOI adalah tautan permanen sebuah artikel, dan saat mendaftarkannya jurnal juga mengirim data penulis. Kalau jurnal Anda sudah mendaftarkan DOI lewat plugin Crossref bawaan OJS, Affilora ikut menyertakan kode institusi pada data penulis yang dikirim. Data artikel Anda jadi lebih lengkap, tanpa biaya tambahan dan tanpa pengaturan baru.

Kalau jurnal Anda belum memakai DOI, bagian ini bisa dilewati. Tidak ada yang perlu dimatikan.

12. Kebiasaan yang meringankan kerja

• 1. Kerjakan dari yang paling sering dipakai. Lihat kolom "Digunakan" dan mulai dari angka terbesar, karena satu pencocokan langsung membereskan banyak artikel sekaligus.
• 2. Jangan menunggu arsipnya menumpuk. Semakin lama dibiarkan, semakin banyak baris yang harus dirapikan nanti.
• 3. Biasakan tim editorial memilih nama kampus dari daftar saran, bukan mengetik bebas. Satu kebiasaan ini membuat arsip Anda tidak berantakan lagi ke depannya.
• 4. Rapikan sebelum membuat laporan atau mendaftar indeksasi baru, bukan saat sedang dikejar tenggat.
• 5. Kalau mengelola beberapa jurnal, pastikan jatah lisensinya cukup. Jurnal yang memasang kuncinya sendiri mendapat prioritas jatah.

13. Pertanyaan yang sering muncul

Apakah data penulis yang sudah ada akan diubah otomatis?

Tidak. Affilora menunggu Anda. Menempelkan kode institusi tidak mengubah tulisan afiliasi di OJS, dan mengubah tulisan adalah langkah terpisah yang hanya berjalan kalau Anda menekannya sendiri. Rinciannya di bagian 8.

Apakah penulisan aslinya hilang setelah dirapikan?

Tidak. Penulisan asli tetap tersimpan dan masih bisa dilihat di halaman perapian. Perapian hanya menambahkan pengenal di atasnya, bukan mengganti data lama.

Berapa lama merapikan arsip lama?

Tergantung banyaknya variasi penulisan, bukan banyaknya artikel. Karena daftarnya diurutkan dari yang paling sering dipakai, dua puluh pencocokan pertama biasanya sudah mencakup sebagian besar artikel. Jurnal dengan arsip lima tahun umumnya selesai dalam satu sesi kerja.

Bagaimana kalau institusi penulis tidak ada di daftar?

Afiliasi tetap bisa diisi dengan mengetik biasa, seperti sebelum Affilora dipasang. Daftar resminya mencakup lebih dari seratus ribu organisasi termasuk hampir semua perguruan tinggi Indonesia, jadi ini jarang terjadi.

Perlu mendaftar akun atau membayar tambahan untuk daftar institusinya?

Tidak. Daftar institusi resminya terbuka dan gratis dipakai. Anda hanya memasukkan license key Affilora satu kali setelah pembelian.

Saya salah mencocokkan satu institusi. Bisa dibatalkan?

Bisa. Di halaman perapian, gulir ke bagian daftar yang sudah dirapikan, lalu klik tanda hapus di baris yang keliru.

Saya mengelola beberapa jurnal. Apakah hasil perapian berlaku di semuanya?

Tidak, hasil perapian berlaku per jurnal. Itu memang disengaja, karena penulis dan pola penulisan di tiap jurnal bisa berbeda, sehingga mencampurnya justru berisiko salah.

Kalau langganan berhenti, apa yang terjadi?

Jurnal Anda tetap berjalan normal dan seluruh data yang sudah dirapikan tetap tersimpan, termasuk tanda institusi di halaman artikel. Yang berhenti hanya saran nama kampus saat mengisi afiliasi baru dan halaman perapiannya.

Untuk OJS versi berapa?

OJS 3.3, 3.4, dan 3.5. Di ketiganya Affilora tetap merapikan arsip lama, mengenali singkatan kampus Indonesia, menyediakan laporan institusi, dan menyertakan kode institusi pada pendaftaran DOI.