Panduan Penggunaan Accentra

1. Apa itu Accentra dan kenapa perlu

Mari mulai dari kenyataan yang mungkin belum Anda sadari. Secara bawaan, OJS memperbolehkan siapa pun mendaftar dan akunnya langsung aktif saat itu juga. Tidak ada yang memeriksa, tidak ada persetujuan, tidak ada pemberitahuan ke Anda. Orang tersebut sudah bisa masuk dan mengirim naskah beberapa detik setelah mengisi formulir.

Untuk sebagian besar pendaftar, itu tidak masalah. Mereka memang penulis yang ingin mengirim artikel. Persoalannya, pintu yang sama juga terbuka untuk yang datang dengan niat lain: penyebar tautan judi online, pengirim naskah asal-asalan, pendaftaran yang dibuat mesin secara massal, dan yang paling berisiko, orang yang mencoba menitipkan berkas berbahaya lewat kolom unggah naskah.

Accentra menambahkan satu langkah yang sebelumnya tidak ada: persetujuan Anda. Pendaftar tetap mengisi formulir seperti biasa, tetapi akunnya berhenti di ruang tunggu sampai Anda memeriksa dan memutuskan. Bersamanya ikut FileGuard, yang menjaga pintu kedua yang sering terlupakan yaitu kolom unggah berkas.

2. Daftar istilah

Beberapa kata akan sering muncul di halaman Accentra. Tidak perlu dihafal, cukup kembali ke sini kalau lupa.

Pending (menunggu)

Status pendaftar yang sudah mengisi formulir tetapi belum Anda setujui. Akunnya ada, tetapi belum bisa dipakai untuk masuk. Anggap saja seperti tamu yang sudah mengisi buku kunjungan dan sedang menunggu dipersilakan masuk.

Approve (setujui) dan Reject (tolak)

Dua keputusan Anda. Setujui berarti akunnya diaktifkan dan orang itu bisa masuk. Tolak berarti akunnya tidak diaktifkan, dan mereka menerima email pemberitahuan.

Domain

Bagian alamat email setelah tanda @. Pada budi@ugm.ac.id, domainnya adalah ugm.ac.id. Domain menunjukkan asal institusi, dan itulah sebabnya domain berguna untuk menyaring pendaftar dalam jumlah banyak sekaligus.

Daftar izin (whitelist) dan daftar blokir (blacklist)

Daftar izin berisi email atau domain yang Anda percayai. Daftar blokir berisi yang tidak Anda inginkan sama sekali. Keduanya menghemat waktu: yang tepercaya bisa lolos tanpa Anda periksa, yang bermasalah tidak pernah muncul di antrean.

Email sekali pakai

Alamat email sementara yang bisa dibuat siapa saja dalam hitungan detik lalu dibuang, biasanya dari layanan seperti temp-mail. Orang yang serius mengirim artikel hampir tidak pernah memakai alamat seperti ini. Gmail, Yahoo, dan email kampus bukan termasuk kategori ini.

Naskah dan galley

Naskah adalah berkas yang dikirim penulis. Galley adalah versi siap terbit yang disiapkan editor, misalnya PDF atau HTML yang tampil di halaman artikel. Perbedaan ini penting karena FileGuard memperlakukan keduanya berbeda.

Jurnal (context)

Satu instalasi OJS bisa menampung beberapa jurnal. Accentra bekerja per jurnal, jadi setiap jurnal punya antrean dan pengaturannya sendiri, dan juga butuh lisensinya sendiri.

3. Mulai dari sini

Enam langkah berikut cukup untuk membuat jurnal Anda terlindungi. Perkiraan waktu sekitar sepuluh menit, dan Anda tidak perlu menyentuh server.

1. Langkah 1. Pasang plugin

   Unduh berkas yang sesuai versi OJS Anda dari dashboard lisensi, lalu buka OJS: Settings > Website > Plugins > Upload A New Plugin. Kalau langkah ini gagal di OJS 3.3, jawabannya ada di bagian 14, dan itu bukan kesalahan Anda.

2. Langkah 2. Aktifkan dan masukkan license key

   Centang Accentra di daftar plugin, lalu buka Settings pada barisnya. Tempelkan license key dari dashboard, lalu simpan. Menyimpan inilah yang mengaktifkan lisensi, jadi jangan lewatkan.

3. Langkah 3. Tulis pesan untuk pendaftar

   Isi kolom Custom Pending Message dengan bahasa Anda sendiri. Ini pesan yang dilihat pendaftar setelah menekan Register, dan pesan yang baik mencegah mereka bertanya-tanya atau mendaftar berulang kali. Sebutkan perkiraan lama peninjauan supaya mereka tenang.

4. Langkah 4. Daftarkan kampus yang Anda percayai

   Masukkan domain institusi mitra ke daftar izin, lalu nyalakan persetujuan otomatis untuk daftar izin. Dosen dan mahasiswa dari kampus itu langsung aktif tanpa menunggu, dan antrean Anda hanya berisi yang benar-benar perlu diperiksa.

5. Langkah 5. Tentukan cara Anda ingin dikabari

   Isi email admin yang menerima pemberitahuan. Kalau jurnal Anda menerima lebih dari lima pendaftar sehari, nyalakan ringkasan harian supaya inbox Anda tidak dipenuhi satu email per pendaftar.

6. Langkah 6. Coba sendiri sekali

   Ini langkah yang paling sering dilewati, padahal paling menenangkan. Daftarkan satu akun percobaan dengan email pribadi Anda, lihat pesan tunggu yang muncul, lalu buka menu Accentra di sidebar OJS. Kalau nama itu ada di antrean, semuanya sudah berjalan. Setelah itu Anda bisa menolak atau menghapus akun percobaan tersebut.

4. Pengaturan, satu per satu

Semua pengaturan ada di satu tempat: Settings > Website > Plugins > Accentra > Settings. Anda tidak harus mengisi semuanya. Setiap kotak di bawah menjelaskan apa gunanya, kapan sebaiknya dipakai, dan nilai bawaannya.

5. Memeriksa antrean sehari-hari

Di sidebar OJS ada menu Accentra. Di situlah pekerjaan harian Anda berlangsung, dan biasanya hanya butuh satu sampai dua menit. Sejak versi 1.5.4 setiap bagian di halaman ini punya kalimat penjelas sendiri, jadi Anda tidak perlu menebak fungsi tombol.

Apa yang sebaiknya Anda perhatikan sebelum memutuskan? Tiga hal saja biasanya cukup: apakah namanya terlihat seperti nama orang sungguhan, apakah domain emailnya cocok dengan institusi yang ia sebutkan, dan apakah kolom afiliasinya terisi wajar.

6. Membaca tanda di antrean

Sebagian baris di antrean punya label kecil berwarna. Label ini bukan tuduhan dan bukan keputusan otomatis. Anggap seperti petugas yang berbisik "yang ini coba dilihat lebih teliti". Pendaftar yang bertanda tetap bisa Anda setujui bila memang wajar.

Tingkat risiko

Di depan label ada ringkasan: Risiko tinggi atau Risiko sedang. Risiko tinggi muncul bila ada tanda yang hampir pasti spam, misalnya kata judi, link di nama, atau email sekali pakai. Risiko sedang muncul bila beberapa tanda ringan bertemu sekaligus. Email kampus atau ORCID menurunkan risiko, kecuali ada tanda yang hampir pasti spam.

Arti setiap label

7. Pembersih Akun

Accentra menahan pendaftar baru. Tapi bagaimana dengan akun yang masuk sebelum Accentra terpasang? Di banyak jurnal jumlahnya ribuan: akun promosi judi, akun bot yang mendaftar lalu tidak pernah kembali, dan alamat email buang. Pembersih Akun memindai semuanya dan menunjukkan mana yang patut dicurigai. Buka lewat tombol Pembersih Akun di bagian atas halaman Accentra.

Dua cara mencari

Langkahnya

1. Pilih mode. Mulailah dari Indikasi spam, karena hasilnya paling jelas.
2. Baca labelnya. Yang ditampilkan hanya risiko tinggi dan sedang. Akun pembaca biasa yang sekadar jarang login masuk risiko rendah dan disembunyikan, kecuali Anda menekan Tampilkan akun risiko rendah.
3. Centang yang ingin dinonaktifkan, paling banyak 50 sekali klik, lalu tekan Nonaktifkan yang dicentang.
4. Tekan Pindai berikutnya untuk lanjut ke akun berikutnya. Accentra memindai bertahap supaya jurnal dengan belasan ribu pengguna tetap ringan.

Kenapa aman

• ✓Tidak ada yang dihapus. Akun hanya dinonaktifkan. Naskah, data, dan riwayatnya tetap utuh.
• ✓Selalu bisa dipulihkan. Setiap akun yang dinonaktifkan tercatat di Riwayat pembersihan beserta alasan dan siapa yang melakukannya. Tombol Pulihkan mengaktifkannya kembali, bahkan setelah lisensi berakhir.
• ✓Orang penting tidak pernah ikut. Editor, reviewer, manajer, dan peran apa pun selain Pembaca dan Penulis tidak pernah tampil. Begitu juga akun yang punya naskah atau tugas review, dan akun yang pernah Anda setujui lewat Accentra.
• ✓Diperiksa ulang. Tepat sebelum dinonaktifkan, setiap akun diperiksa sekali lagi. Kalau sejak halaman dibuka akun itu mendapat peran atau mengirim naskah, ia dilewati.
• ✓Per jurnal. Manajer jurnal hanya melihat akun yang terdaftar di jurnalnya saja. Akun yang juga terdaftar di jurnal lain, atau tidak terdaftar di jurnal mana pun, hanya terlihat oleh admin situs.

8. Kartu Bulan ini dan laporan bulanan

Accentra bekerja diam-diam, jadi mudah lupa seberapa banyak yang sudah ditahannya. Kartu Bulan ini di halaman Accentra dan laporan bulanan di email menunjukkannya dalam angka.

Email laporan bulanan

Dikirim setiap awal bulan ke Admin Notification Email, berisi angka bulan sebelumnya ditambah domain yang paling sering ditolak. Domain email umum seperti gmail.com tidak dimasukkan, karena tidak berguna untuk diblokir.

Laporan hanya berisi angka, tanpa nama pendaftar. Bila lisensi akan berakhir dalam 30 hari, laporan menyertakan pengingat perpanjangan.

Tidak menerima laporan? Pastikan Admin Notification Email terisi dan pengiriman email OJS berjalan. Laporan juga tidak dikirim bila bulan itu tidak ada aktivitas.

9. Cek Kesehatan

Apakah lisensinya masih aktif? Apakah ringkasan harian benar-benar jalan? Kenapa laporan bulanan tidak datang? Pertanyaan seperti ini dulu harus ditanyakan ke tim support. Sejak versi 1.6.2, jawabannya ada di satu halaman. Buka lewat tombol Cek Kesehatan di bagian atas halaman Accentra.

Halaman ini hanya membaca. Membukanya tidak mengubah pengaturan apa pun dan tidak mengirim data ke mana pun.

Membaca warnanya

Yang diperiksa, dan yang perlu dilakukan bila tidak hijau

Bila hosting mematikan fungsi exec, halaman ini menampilkannya sebagai Info. Itu normal di shared hosting dan tidak mengganggu Accentra.

Ada fitur OJS yang bermasalah. Apakah karena Accentra?

Bagian Yang disentuh Accentra menjawabnya. Accentra hanya bekerja di formulir daftar, pesan login untuk akun yang menunggu, unggahan berkas naskah, penyaringan skrip di footer dan pengumuman, satu menu di sidebar admin, dan halamannya sendiri. Users & Roles (termasuk form Edit User), alur naskah dan review, tema, serta plugin lain tidak disentuh. Jadi bila misalnya form Edit User tidak mau tersimpan, penyebabnya hampir pasti di luar Accentra, dan tim support bisa membantu menelusurinya dari laporan di bawah.

Mengirim laporan ke tim support

1. Gulir ke Laporan untuk support di bagian bawah halaman.
2. Klik kotak laporan. Semua teksnya langsung terpilih.
3. Salin, lalu tempel ke tiket bantuan atau pesan Anda ke tim Publiora.

10. FileGuard, dijelaskan lengkap

Menahan pendaftaran menutup satu pintu. FileGuard menutup pintu kedua yang jarang dipikirkan orang: kolom unggah berkas.

Begini gambarannya. Kolom unggah naskah dibuat untuk menerima dokumen, tetapi secara teknis ia menerima berkas apa pun yang dipilih penulis. Kalau yang diunggah bukan dokumen melainkan berkas program, berkas itu tersimpan di server jurnal Anda. Di situlah masalahnya bisa dimulai, dan biasanya baru disadari setelah jurnal bermasalah.

FileGuard memeriksa setiap berkas yang masuk dan menolak yang berisiko saat itu juga, sebelum tersimpan sebagai naskah. Penulis melihat pesan bahwa berkasnya tidak diterima, dan Anda tidak perlu melakukan apa pun.

11. Mengenal halaman Accentra

Setiap bagian di halaman ini menjelaskan dirinya sendiri dengan kalimat pendek. Berikut peta singkatnya supaya Anda tahu harus melihat ke mana.

12. Riwayat pendaftaran

Setiap keputusan yang pernah Anda buat tersimpan di sini. Bagian ini paling terasa gunanya di dua saat: ketika ada pemeriksaan internal atau pengajuan akreditasi, dan ketika Anda menyadari sebuah keputusan ternyata keliru.

13. Daftar izin dan daftar blokir

Dua daftar ini yang membuat pekerjaan Anda ringan. Idenya sederhana: yang sudah jelas boleh tidak perlu diperiksa lagi, dan yang sudah jelas tidak boleh tidak perlu muncul lagi. Yang Anda periksa manual tinggal sisanya.

14. Memasang dan memperbarui

Unduh berkas .tar.gz yang cocok dengan versi OJS Anda dari dashboard lisensi, lalu pasang lewat Settings > Website > Plugins > Upload A New Plugin. Setelah lisensi aktif, pembaruan berikutnya jauh lebih mudah karena bisa dilakukan dari dalam Accentra sendiri.

15. Kebiasaan yang meringankan kerja

Dikumpulkan dari cara pengelola jurnal lain memakai Accentra sehari-hari.

• 1. Isi daftar izin di hari pertama. Ini satu pengaturan yang paling banyak menghemat waktu. Kalau mayoritas penulis Anda dari beberapa kampus tertentu, antrean harian Anda bisa hampir kosong sejak awal.
• 2. Tulis pesan tunggu yang menyebutkan perkiraan waktu. Pendaftar yang tahu harus menunggu satu hari kerja tidak akan mendaftar tiga kali atau mengirim email menanyakan status.
• 3. Periksa antrean di waktu yang sama setiap hari. Misalnya sekali setiap pagi. Lebih ringan daripada menanggapi setiap pemberitahuan yang masuk, dan pendaftar tetap tidak menunggu lama.
• 4. Biarkan "User Deletion on Reject" tidak dicentang. Kekeliruan bisa dipulihkan, dan rekam jejaknya tetap ada saat Anda perlu menjelaskan sesuatu.
• 5. Nyalakan saringan bot. Bawaannya mati, jadi ini terlewat oleh banyak orang. Pengunjung biasa tidak merasakan apa pun.
• 6. Biarkan FileGuard menyala dan sesekali lihat panelnya. Bukan karena ada yang harus dikerjakan, tetapi supaya Anda tahu apa yang selama ini ditahan di pintu.
• 7. Unduh riwayat sebelum rapat atau pengajuan akreditasi. Bukti pengelolaan pendaftaran yang tertib jauh lebih mudah ditunjukkan daripada dijelaskan.

16. Pertanyaan yang sering muncul

Apakah pengguna yang sudah terdaftar jadi terblokir?

Tidak. Accentra hanya menahan pendaftaran baru. Semua akun yang sudah ada tetap bisa masuk seperti biasa, termasuk editor dan reviewer. Akun lama hanya berubah bila Anda sendiri menonaktifkannya lewat Pembersih Akun, dan itu pun bisa dipulihkan.

Pembersih Akun menampilkan pembaca yang saya kenal. Apakah itu salah?

Di mode Tidak pernah aktif, pembaca yang mendaftar lalu tidak pernah login lagi memang ikut terlihat, karena dari data OJS mereka tampak sama dengan akun bot. Biasanya mereka berlabel risiko rendah dan disembunyikan. Jangan centang akun yang Anda kenal. Kalau terlanjur, tekan Pulihkan di riwayat pembersihan.

Saya tidak menerima laporan bulanan.

Periksa tiga hal: Admin Notification Email di Pengaturan terisi, centang Laporan bulanan menyala, dan email OJS Anda terkirim (ringkasan harian atau email pendaftar juga tidak sampai bila pengiriman email bermasalah). Laporan juga tidak dikirim untuk bulan tanpa aktivitas.

Kalau saya sedang sibuk dan antrean menumpuk, apa yang terjadi?

Tidak ada yang rusak. Pendaftar tetap menunggu dengan sabar sampai Anda memutuskan, tanpa batas waktu. Kalau Anda ingin antrean lama dibereskan sendiri, isi pengaturan "Otomatis tolak pending lama". Perlu diingat itu hanya mengubah status, bukan menghapus akun.

FileGuard perlu dibeli atau dilisensi terpisah?

Tidak. FileGuard adalah bonus senilai Rp 999.000 yang sudah termasuk di setiap paket Accentra. Satu unduhan, satu kunci, tidak ditagih sendiri, dan menyala sejak awal tanpa Anda atur.

Apakah FileGuard bisa menolak naskah yang sah?

Dokumen naskah normal tetap diterima: PDF, DOCX, gambar, dan data pendukung yang wajar. Yang ditolak adalah berkas program dan skrip, yang memang tidak punya alasan dikirim sebagai naskah artikel. Kalau Anda menemukan berkas sah yang tertahan, kabari kami lewat tiket, jangan mematikan penjagaannya.

Saya mengelola beberapa jurnal dalam satu OJS. Cukup satu lisensi?

Tidak, lisensi Accentra berlaku per jurnal. Setiap jurnal punya antrean, daftar izin, dan pengaturannya sendiri yang terpisah, sehingga admin Jurnal A tidak melihat pendaftar Jurnal B. Untuk melindungi beberapa jurnal, Anda perlu lisensi sebanyak jurnal yang ingin dilindungi.

Data saya hilang kalau plugin diperbarui?

Tidak. Antrean, riwayat, dan seluruh pengaturan tersimpan di database OJS, bukan di dalam folder plugin. Pembaruan aman dilakukan kapan saja, dan cara paling ringkas adalah menekan Update Sekarang di halaman Accentra. Lihat panduan update.

Kenapa alamat IP pendaftar tertulis 127.0.0.1?

Itu terjadi bila OJS berada di belakang perantara jaringan yang belum meneruskan alamat asli pengunjung. Accentra sudah membacanya secara otomatis, jadi memperbarui plugin biasanya menyelesaikan hal ini.

Unggah plugin di OJS 3.3 gagal dan diminta cek config.inc.php. Kenapa?

Ini batasan OJS 3.3, bukan masalah Accentra. OJS 3.3 memakai program tar di server, dan alamat bawaannya sering tidak cocok dengan hosting Anda. Langkah perbaikannya ada lengkap di bagian 14. OJS 3.4 dan 3.5 tidak terkena hal ini.

Di OJS 3.5 menu Accentra ada, tapi tidak muncul di Installed Plugins.

Itu masalah pada Accentra 1.4.0 di OJS 3.5. Menu sidebar dan halaman antrean tetap berfungsi, yang hilang hanya barisnya di daftar plugin. Perbarui ke 1.4.1 atau lebih baru untuk memperbaikinya.

Di OJS 3.4 halaman daftar error.

Itu masalah pada Accentra 1.4.0 sampai 1.4.1 di hosting Plesk, terutama saat Anda sedang masuk sebagai admin. Perbarui ke 1.4.2 atau lebih baru.

Plugin tiba-tiba nonaktif sendiri. Apa yang terjadi?

Itu perilaku yang disengaja untuk melindungi jurnal Anda. Bila terjadi kesalahan serius di dalam plugin, Accentra memilih menonaktifkan dirinya sendiri supaya OJS Anda tetap bisa diakses dan pekerjaan editorial tidak berhenti. Kirimkan tiket kepada kami dan sertakan waktu kejadiannya, kami akan bantu menelusuri.

Kalau lisensi berakhir, apakah jurnal saya bermasalah?

Tidak. OJS tetap berjalan normal dan pendaftaran kembali seperti perilaku bawaan OJS, yaitu langsung aktif. Antrean, riwayat, dan akun yang masih menunggu tidak dihapus, jadi bila lisensi diperpanjang semuanya kembali seperti sebelumnya.