Panduan Penggunaan Certora

1. Apa itu Certora dan kenapa perlu

Mari mulai dari pekerjaan yang mungkin sudah Anda kenal betul. Setiap akhir tahun, atau setiap kali berkas akreditasi diminta, redaksi membuka Word. Di sana nama mitra bestari, afiliasi, dan jumlah naskahnya diketik ulang satu per satu. Padahal semua data itu sudah tersimpan di OJS sejak telaahnya selesai. Yang memakan waktu bukan mencari datanya. Yang lama adalah menyalinnya ke kop surat, lalu memeriksanya berulang kali karena takut ada yang salah ketik.

Certora mengambil alih bagian menyalin itu. Ia membaca telaah yang sudah selesai, keputusan editor, dan tugas yang sudah tercatat. Dari situ ia membuat tiga macam PDF: sertifikat mitra bestari, sertifikat editor, dan riwayat proses editorial. Ketiganya keluar sebagai PDF yang sudah berkop, sudah bernomor urut, dan membawa QR. Siapa pun yang memindai QR itu akan langsung tiba di halaman jurnal Anda, tanpa perlu punya akun OJS lebih dulu.

2. Daftar istilah

Beberapa kata di bawah ini akan sering Anda temui di halaman Certora. Tidak perlu dihafal, cukup kembali ke bagian ini setiap kali ada yang terasa asing.

Periode

Periode adalah rentang waktu yang Anda pilih sebelum daftar namanya muncul. Bentuknya bisa satu nomor terbit, satu volume, satu tahun, atau dua tanggal bebas. Karena tiap PDF terikat pada periodenya, sertifikat tahun lalu tidak akan tercampur dengan telaah tahun ini.

Mitra bestari yang selesai

Yang dimaksud selesai adalah orang yang benar-benar sudah selesai menelaah di periode itu. Kalau seseorang cuma ditugaskan lalu tidak pernah mengirim hasil telaahnya, namanya tidak akan muncul di daftar sertifikat.

Nomor dokumen

Nomor dokumen adalah nomor urut yang menempel di setiap PDF. Nomor itu berjalan sendiri untuk tiap jurnal dan tiap jenisnya, dan tidak pernah dipakai dua kali. Kalau Anda mencetak ulang sertifikat untuk orang yang sama, PDF barunya dapat nomor baru.

Mitra Bestari A, B, C

Inilah cara Certora menulis reviewer di PDF riwayat proses, dan nama asli mereka sengaja tidak dimasukkan ke situ. Nama editor yang mengambil keputusan tetap dicetak, karena keputusan itu memang tersimpan atas nama perannya.

Tidak tercatat

Kalimat ini muncul di riwayat kalau OJS memang tidak menyimpan jejak telaah atau keputusan itu. Certora memilih menuliskannya apa adanya daripada menggantinya dengan telaah yang dikarang.

Latar sertifikat

Latar sertifikat adalah gambar kertas yang Anda unggah sendiri, misalnya kop surat yang sudah jadi. Gambar itu dipakai sebagai latar pada sertifikat mitra bestari dan sertifikat editor, sedangkan riwayat proses tidak memakai unggahan ini.

Halaman cek

Halaman cek adalah halaman publik di jurnal Anda yang terbuka begitu QR dipindai. Isinya cuma dua kemungkinan, yaitu PDF itu asli atau kodenya tidak dikenal. Alamat email tidak pernah ikut tampil di sana.

3. Mulai dari sini

Enam langkah berikut sudah cukup untuk menerbitkan sertifikat pertama Anda, dan biasanya selesai dalam sekitar sepuluh menit setelah plugin terpasang. Tidak ada satu langkah pun yang menuntut Anda menyentuh server.

1. Langkah 1. Pasang plugin

   Unduh berkas yang sesuai versi OJS Anda dari dashboard lisensi, lalu masuk ke OJS dan buka Settings > Website > Plugins > Upload A New Plugin. Perhatikan bahwa OJS 3.3 memakai berkas yang berbeda dari OJS 3.4 dan 3.5, jadi pastikan Anda mengambil yang tepat. Kalau unggahan di OJS 3.3 gagal, penjelasan dan jalan keluarnya ada di bagian 9.

2. Langkah 2. Aktifkan dan masukkan kunci lisensi

   Centang Certora di daftar plugin, buka Settings pada barisnya, tempelkan kunci lisensi dari dashboard, lalu simpan. Menyimpan inilah yang mengaktifkan lisensinya, jadi jangan berhenti sebelum tersimpan.

3. Langkah 3. Buka menu Certora

   Setelah lisensi aktif, menu Certora muncul di sidebar admin OJS. Di dalamnya ada tiga kartu, masing-masing untuk sertifikat mitra bestari, sertifikat editor, dan riwayat proses editorial. Kalau nama penanda tangan belum diisi, kartunya akan memberi tahu kalau PDF jenis itu belum bisa dicetak.

4. Langkah 4. Isi tampilan sertifikat

   Bukalah Tampilan sertifikat, lalu isi nama penanda tangan karena kolom itu wajib. Jabatan, judul, kalimat, bahasa, dan warna boleh Anda sesuaikan sesuka hati. Pratinjau di sisi kanan memakai data contoh, sehingga Anda bisa menilai kertasnya lebih dulu sebelum ada nama sungguhan yang tercetak.

5. Langkah 5. Pilih periode dan lihat daftarnya

   Kembalilah ke kartu sertifikat mitra bestari, lalu pilih satu nomor terbit, satu volume, satu tahun, atau rentang tanggal, dan tampilkan daftarnya. Nama yang muncul di situ adalah mereka yang selesai menelaah di periode itu.

6. Langkah 6. Terbitkan satu nama dulu

   Centanglah satu orang lebih dulu, pilih Terbitkan saja, tanpa kirim, lalu unduh PDF-nya dan periksa. Kalau kertas, nomor, dan QR-nya sudah jatuh di tempat yang benar, baru kirimkan ke yang lain. Email yang gagal terkirim pun masih bisa dikirim ulang dari tabel di halaman ringkasan.

4. Mengenal halaman Certora

Semua pekerjaan harian Anda berlangsung di menu Certora pada sidebar admin, bukan di halaman Plugins. Halaman Plugins hanya menyimpan kunci lisensi dan sebuah tombol untuk membuka menu Certora, jadi kalimat sertifikat tidak diatur dari sana.

5. Tampilan sertifikat, satu per satu

Setiap jenis PDF punya halaman tampilannya sendiri. Pada sertifikat mitra bestari dan sertifikat editor, kalimatnya bisa Anda tulis ulang sesuai kebiasaan redaksi. Riwayat proses tidak punya kalimat utama, karena isinya memang tabel fakta. Yang bisa diatur di sana hanya kop, penanda tangan, dan teks kaki.

Nama penanda tangan

Kolom ini wajib Anda isi sebelum PDF jenis itu bisa dicetak. Jabatan seperti Ketua Dewan Editor cuma pelengkap, boleh dikosongkan. Kartu di halaman ringkasan akan memberi tahu kalau nama penanda tangan belum diisi. Bukalah tampilan jenis itu, isi kolomnya, lalu simpan.

Tiga kerangka

• Formal. Bingkainya ganda, hurufnya serif, dan kopnya duduk di tengah, mirip dokumen resmi kampus.
• Modern. Ada blok warna di sisi kiri, hurufnya sans, dan seluruh teksnya rata kiri.
• Minimal. Tidak ada bingkai sama sekali, ruang putihnya lega, dan hanya ada satu garis aksen.

Warna aksen yang Anda pilih mewarnai garis dan blok itu. Kalau Anda mengunggah latar kertas sendiri, bingkai gaya tidak ikut dicetak di atas gambar itu. Nomor, QR, dan tanda tangan tetap diletakkan di atas kertas.

Kalimat utama

Kalimat pada sertifikat Anda sendiri yang menulisnya. Hanya saja, nama, afiliasi, dan jumlah naskah sebaiknya jangan diketik mati di situ. Pakailah placeholder, dan Certora akan menggantinya dengan data sungguhan saat PDF dicetak. Placeholder yang salah tulis akan tercetak apa adanya, jadi periksa ejaannya sebelum menyimpan.

Kalimat bawaan untuk sertifikat mitra bestari berbunyi seperti ini: diberikan kepada {nama} ({afiliasi}) atas kontribusinya sebagai mitra bestari yang telah menelaah {jumlah_naskah} naskah untuk {nama_jurnal} pada periode {periode}.

Bahasa, kop, dan gambar

Bahasa di kertasnya bisa Anda atur ke Indonesia, Inggris, atau keduanya sekaligus. Kalau Anda tidak mengunggah logo sendiri, logo jurnal diambil otomatis dari pengaturan jurnal. Logo kedua, tanda tangan, dan stempel boleh Anda kosongkan. Gambarnya boleh PNG, JPG, atau SVG, paling besar 2 MB per file. Tanda tangan dan stempel terlihat paling rapi kalau PNG-nya berlatar transparan.

Latar kertas

Unggahan latar hanya berlaku untuk sertifikat mitra bestari dan sertifikat editor. Berkasnya boleh PNG atau JPG sampai 5 MB, dengan sisi terpendek minimal 32 piksel. Ukuran yang paling pas adalah A4 mendatar, yaitu 297 x 210 mm. Gambar dengan rasio lain akan direntangkan sampai memenuhi halaman. Latar yang baru diunggah baru terlihat di pratinjau setelah Anda menyimpannya, dan riwayat proses memang tidak menyediakan unggahan latar.

Pola nomor

Bawaannya {jenis}/{nomor}/{jurnal}/{bulan_romawi}/{tahun}, yang menghasilkan nomor seperti SMB/0004/TEST/IX/2026. Kode jenisnya SMB untuk mitra bestari, SED untuk editor, dan RPE untuk riwayat proses. Bagian {nomor} berjalan urut per jurnal dan per jenisnya, dan tidak pernah dipakai ulang. Singkatan {jurnal} Anda isi sendiri. Bulan romawi dan tahunnya ikut tanggal terbitnya.

Email pengiriman

Subjek dan isi email bisa Anda tulis sendiri, dan PDF-nya selalu ikut dilampirkan dengan tautan cek yang selalu bisa diklik. Tulislah isinya sebagai teks biasa. HTML akan tampil sebagai tulisan mentah di email penerima, jadi jangan menempelkan potongan kode ke situ. Placeholder yang sama dengan kalimat sertifikat juga bisa dipakai di email, termasuk {judul_dokumen}.

6. Menerbitkan sertifikat

Langkahnya sama, baik untuk sertifikat mitra bestari maupun sertifikat editor. Yang membedakan keduanya hanya siapa yang muncul di daftar.

1. Pilih periode, lalu tampilkan daftar

   Pilihlah satu nomor terbit, satu volume, satu tahun, atau rentang tanggal, lalu tampilkan daftarnya. Kalau tidak ada seorang pun yang memenuhi syarat pada periode itu, halamannya akan mengatakannya terus terang. Jangan memperlebar periode hanya supaya daftarnya terisi, karena yang ikut masuk nanti adalah orang dari periode lain.

2. Baca kolom sebelum mencentang

   Di daftar itu Anda bisa melihat nama, afiliasi, peran, dan jumlah naskah sebelum memutuskan. Orang yang sudah pernah menerima sertifikat untuk periode yang sama akan ditandai dan dibiarkan tidak tercentang, meski Anda tetap boleh mencentangnya kalau memang ingin menerbitkan ulang. Perlu diingat, terbit ulang selalu mendapat nomor baru.

3. Kirim, atau unduh saja

   Terbitkan dan kirim email akan membuat PDF lalu mengirimnya lewat email redaksi satu per satu, sedangkan Terbitkan saja, tanpa kirim hanya membuat PDF-nya untuk Anda unduh. Profil yang tidak punya alamat email tetap bisa dicetak sertifikatnya, hanya saja PDF-nya harus Anda unduh manual. Halaman hasil akan menandai email yang gagal, dan dari tabel ringkasan Anda bisa menekan Kirim ulang.

4. Sampai 50 nama sekali klik

   Kalau yang Anda centang lebih banyak dari itu, tombol Lanjutkan akan muncul untuk sisanya, dan Anda tidak perlu mengulang pilihan periode dari awal.

7. Riwayat proses editorial

Inilah berkas yang biasanya diminta saat akreditasi, yaitu jejak proses tiap naskah yang terbit di periode itu. Certora membuat satu PDF untuk tiap naskah, ditambah satu PDF ringkasan untuk seluruh periode. Semuanya diunduh sekaligus sebagai satu ZIP. Riwayat ini tidak dikirim ke email siapa pun.

8. Halaman cek lewat QR

Setiap PDF yang terbit membawa QR di kertasnya. Memindainya akan membuka satu halaman di jurnal Anda sendiri, dan pengunjung tidak perlu masuk ke akun apa pun untuk melihatnya.

Alamat email dan afiliasi tidak pernah ikut tampil di halaman ini. PDF yang sudah terbit pun tetap bisa dicek walaupun langganan Anda berhenti, karena yang berhenti hanyalah mencetak PDF baru.

9. Memasang dan memperbarui

Mulailah dengan mengunduh berkas .tar.gz dari dashboard lisensi. Pilih yang cocok dengan versi OJS Anda, karena OJS 3.3 punya paketnya sendiri. OJS 3.4 dan 3.5 memakai paket yang lain. Pasang berkas itu lewat Settings > Website > Plugins > Upload A New Plugin. Sesudah terpasang, centang Certora, tempelkan kunci lisensi, lalu simpan.

Kalau ada versi baru sementara lisensi Anda masih aktif, pemberitahuannya muncul sendiri di halaman Certora. Tombol perbarui membuat cadangan lebih dulu sebelum memasang versi baru. PDF yang sudah terbit dan tampilan yang Anda atur tersimpan di database OJS, bukan di folder plugin. Jadi keduanya tidak ikut tertimpa saat pembaruan. Pastikan kunci lisensi sudah terisi sebelum Anda memperbarui.

Khusus OJS 3.3: kalau unggah plugin gagal

Kalau muncul pesan bahwa perintah tar tidak tersedia, itu batasan OJS 3.3 dan bukan kesalahan Anda. OJS 3.3 membuka paket plugin memakai program di server. Alamat program itu kadang tidak sesuai dengan yang tertulis di pengaturan. OJS 3.4 dan 3.5 sudah tidak lagi mengalami hal ini.

1. Buka berkas config.inc.php di folder utama OJS.
2. Cari bagian bertanda [cli].
3. Ubah barisnya menjadi tar = /usr/bin/tar.
4. Simpan, lalu coba unggah lagi.

Kalau Anda tidak punya akses ke file itu, mintalah bantuan pengelola hosting sambil menyebutkan langkah di atas. Panduan update menjelaskan jalur yang sama untuk plugin Publiora yang lain.

10. Kebiasaan yang meringankan kerja

1. Isi nama penanda tangan di hari pertama. Tanpa nama itu tidak ada satu PDF pun yang bisa terbit, dan kartu di halaman ringkasan akan terus mengingatkan Anda.
2. Coba satu PDF sebelum mengirim seratus email. Pratinjau hanya memakai nama contoh. PDF sungguhanlah yang memberi tahu apakah kop dan QR-nya sudah jatuh di tempat yang benar.
3. Pakai placeholder, jangan mengetik nama langsung di kalimat. Kalimat yang sudah berisi nama mati akan salah begitu dipakai untuk penerima berikutnya.
4. Samakan periode dengan laporan tahunan. Satu tahun kalender atau satu volume lebih mudah dijelaskan ke asesor. Rentang tanggal yang berubah-ubah justru memancing pertanyaan.
5. Biarkan yang sudah pernah menerima tetap tidak tercentang. Centanglah kembali hanya kalau Anda memang menginginkan nomor baru untuk orang itu.
6. Unduh ZIP riwayat sebelum rapat akreditasi. Satu PDF per naskah ditambah ringkasannya jauh lebih mudah dilampirkan daripada setumpuk screenshot.
7. Jangan menjanjikan lolos akreditasi dari berkas ini. Yang bisa Anda tunjukkan lewat Certora adalah proses yang memang tercatat di OJS.

11. Pertanyaan yang sering muncul

Masih ada yang belum jelas? Buat tiket bantuan.