Tiga masalah data penulis yang paling sering ditemukan asesor
Kalau Anda sedang mempersiapkan atau mempertahankan akreditasi Sinta, ada satu area yang sering diabaikan sampai terlambat: data penulis yang terlihat di halaman publik artikel.
Editor biasanya fokus ke kualitas naskah, proses review, dan ketepatan waktu terbit. Data penulis dianggap urusan kecil yang sudah otomatis benar karena penulis mengisi sendiri. Tapi justru karena penulis mengisi sendiri tanpa panduan, hasilnya sering tidak konsisten.
Yang membuat ini menjadi masalah akreditasi: asesor melihat dari halaman publik. Mereka tidak membuka panel admin dan mengecek apakah data di backend sudah benar. Yang tampil di depan itulah yang dinilai.
Masalah 1: Afiliasi yang tidak konsisten
Ini yang paling umum dan paling terlihat. Buka tiga artikel acak dari penulis yang berbeda tapi institusi yang sama. Kalau nama institusinya ditulis berbeda beda, itu yang dilihat asesor.
Dampaknya bukan cuma estetika. Kalau diminta data "berapa artikel dari institusi X", Anda tidak bisa menjawab dengan akurat tanpa menghitung manual, karena sistem mencatat setiap variasi sebagai entitas terpisah.
Penyebabnya sudah dibahas lengkap di panduan merapikan afiliasi. Intinya: OJS menerima teks bebas tanpa validasi, dan setiap penulis mengetik apa yang mereka ingat.
Membersihkannya secara manual untuk jurnal yang sudah berjalan bertahun tahun bisa memakan waktu berminggu minggu. Dengan alat yang mengenali variasi dan mengoreksi sekaligus, bisa selesai dalam hitungan jam untuk seluruh arsip.
Masalah 2: ORCID yang kosong atau tidak terverifikasi
ORCID di halaman artikel menunjukkan bahwa penulis bisa diidentifikasi secara unik di seluruh dunia, bukan hanya di jurnal ini. Semakin banyak artikel yang menampilkan ORCID, semakin kuat kesan bahwa jurnal mengikuti standar internasional.
Di OJS 3.5, kolom ORCID hanya bisa diisi lewat proses otorisasi ke ORCID.org. Ini benar secara prinsip tapi sulit secara operasional: banyak penulis, terutama yang sudah senior atau kurang akrab dengan teknologi, tidak menyelesaikan prosesnya. Hasilnya kolom kosong.
Di arsip lama, ORCID yang sudah tersimpan sebelum upgrade tetap ada, tapi statusnya tidak terverifikasi. Bagi asesor yang melihat halaman publik, yang penting adalah ada atau tidaknya, bukan status verifikasinya.
Pilihan: minta semua penulis menghubungkan ORCID lewat prosedur resmi (berat tapi paling benar), atau kembalikan input manual untuk melengkapi data yang sudah Anda ketahui kebenarannya.
Masalah 3: Tidak ada bukti keterbacaan yang terlihat
Ini bukan soal data penulis secara langsung, tapi masuk konteks yang sama: apa yang terlihat di halaman publik saat asesor membuka artikel.
Jurnal yang menampilkan jumlah pembaca dan unduhan di setiap artikel memberikan sinyal bahwa kontennya dibaca orang, bukan hanya terbit. Jurnal yang tidak menampilkan apa apa di area itu terlihat sama dengan jurnal yang memang tidak pernah dibaca.
Data ini sudah dicatat OJS di tabel statistik, hanya saja tidak pernah ditampilkan di halaman publik secara bawaan. Plugin yang memanfaatkan hook artikel bisa memunculkannya tanpa mengubah tema.
Cara mengaudit sebelum penilaian
Jangan menunggu sampai asesor menemukan masalahnya. Audit sendiri sebelumnya dengan langkah ini:
- Buka lima artikel acak dari terbitan terbaru. Lihat apakah afiliasi penulis ditulis konsisten. Kalau sudah terlihat variasi di lima artikel, bayangkan di seluruh arsip.
- Cek apakah ORCID tampil di halaman artikel. Buka dari browser biasa, bukan dari panel admin. Kalau kolom ORCID kosong di mayoritas artikel, itu yang dilihat asesor.
- Lihat apakah ada angka pembaca atau unduhan di halaman artikel. Kalau tidak ada, area itu terlihat kosong.
- Ekspor data penulis lewat panel admin atau langsung dari database. Urutkan berdasarkan afiliasi dan hitung berapa variasi yang merujuk institusi sama.
- Buat daftar prioritas: institusi mana yang variasi penulisannya paling banyak, berapa artikel yang terpengaruh, dan berapa estimasi waktu koreksinya.
Timeline realistis
Pertanyaan yang selalu muncul: berapa lama untuk membereskan ini kalau jurnal saya sudah berjalan lima tahun?
Mulai dari yang paling terlihat: afiliasi di halaman publik, karena itu yang langsung menjadi kesan pertama asesor. ORCID dan statistik bisa dikerjakan paralel sesudahnya.
- Audit awal (identifikasi masalah): setengah hari. Ini cuma ekspor, urutkan, dan hitung.
- Koreksi afiliasi manual satu per satu: 3 sampai 5 menit per artikel. Jurnal 200 artikel = 10 sampai 17 jam kerja murni. Kalau dikerjakan sambil tugas lain, bisa berminggu minggu.
- Koreksi afiliasi dengan alat yang mengenali dan menerapkan massal: 1 sampai 3 jam untuk seluruh arsip, termasuk verifikasi hasilnya.
- Melengkapi ORCID dengan meminta penulis: bergantung sepenuhnya pada respons penulis. Sebagian tidak akan merespons sama sekali.
- Melengkapi ORCID lewat input manual: bergantung pada seberapa cepat Anda bisa memverifikasi nomor yang benar dari sumber lain (profil Scholar, halaman kampus).
- Menampilkan statistik artikel: kalau pakai plugin, selesai dalam lima menit setelah data statistik OJS berjalan.
Pertanyaan yang sering muncul
Kapan sebaiknya mulai membersihkan data penulis?
Minimal tiga bulan sebelum jadwal penilaian. Kalau jurnal Anda baru dan belum ada jadwal, lebih baik mulai sekarang supaya tidak menumpuk. Membersihkan 50 artikel jauh lebih mudah daripada 500.
Apakah data yang sudah bersih bisa berantakan lagi?
Ya, kalau tidak ada mekanisme pencegahan. Setiap penulis baru yang submit bisa mengetik afiliasi dengan cara baru lagi. Idealnya ada autocomplete atau daftar saran yang muncul saat penulis mengisi, sehingga mereka memilih nama yang sudah standar daripada mengetik dari awal.
Plugin mana yang menangani kebutuhan mana?
Afiliasi yang berantakan ditangani alat normalisasi yang mendeteksi variasi lalu menyatukan massal. ORCID yang tidak bisa diisi manual ditangani plugin yang mengembalikan kolom input. Statistik artikel yang tidak tampil di publik ditangani plugin yang membaca tabel metrik OJS dan menyisipkan di halaman. Ketiganya independen dan bisa dipasang terpisah sesuai masalah yang paling mendesak.
Butuh bantuan yang lebih spesifik untuk jurnal Anda? Buka tiket bantuan.