Kelola 3 jurnal tapi beli plugin 3 kali? Ada cara yang lebih waras

Situasi yang terlalu sering terjadi di LPPM

Begini polanya. LPPM mengelola tiga jurnal di satu instalasi OJS. Ketua LPPM atau koordinator penerbitan menyadari bahwa metadata jurnal perlu diperbaiki, entah karena asesor menegur, entah karena indexer menolak, atau karena peringkat Sinta turun dan tidak jelas kenapa.

Solusinya ditemukan: ada plugin yang bisa memperbaiki masalahnya. Harganya wajar. Tapi kemudian muncul pertanyaan yang tidak ada jawaban jelasnya: ini untuk satu jurnal atau bisa sekalian tiga?

Karena tidak yakin, yang terjadi biasanya salah satu dari dua: membeli untuk satu jurnal dulu lalu membeli lagi nanti (dua kali kerja, dua kali invoice), atau menunda semuanya sambil mencari tahu (tidak ada yang terpasang sampai berbulan bulan).

Kedua jalan itu membuang waktu. Dan waktu di LPPM itu barang langka.

Kenapa beli satu per satu itu pemborosan yang tersembunyi

Yang terlihat jelas adalah harganya lebih mahal. Beli plugin satuan untuk tiga jurnal terpisah berarti bayar tiga kali harga penuh. Tidak ada diskon, tidak ada efisiensi.

Tapi yang lebih mahal dari uang adalah prosesnya:

Kalikan itu dengan jumlah plugin yang dibutuhkan. LPPM yang butuh Orcidra, Affilora, dan Impactora untuk tiga jurnalnya bisa menghadapi sembilan siklus pengadaan terpisah kalau tidak tahu ada jalan lain.

Dan ini belum menghitung energi emosional yang terbuang: bolak balik ke bagian keuangan, menjelaskan ulang kenapa ini penting, menunggu tanda tangan yang tidak kunjung datang. Untuk hal yang seharusnya bisa selesai sekali.

• Tiga kali mengajukan anggaran ke pimpinan atau bagian keuangan.
• Tiga kali menunggu persetujuan yang bisa berminggu minggu per siklus.
• Tiga invoice terpisah yang masing masing perlu diproses, dicatat, dan diarsipkan.
• Tiga kali koordinasi dengan tim teknis untuk aktivasi.
• Tiga kali mengingat kapan masa aktif berakhir dan perlu diperpanjang.

Satu pembelian untuk beberapa jurnal: bagaimana cara kerjanya

Lisensi berbayar dijual satuan: satu plugin, satu jurnal, satu domain, satu tahun. Di checkout Anda menambah lisensi, sampai lima dalam satu transaksi. Domain boleh sama atau berbeda. Satu pembayaran, satu invoice.

Tiga jurnal di satu OJS, butuh Orcidra di ketiganya: tiga lisensi Orcidra, domain yang sama, satu checkout.

Tiga jurnal di server berbeda: tiga lisensi, tiga domain, tetap satu checkout selama jumlahnya tidak lebih dari lima.

Kalau jurnalnya lebih dari lima

Satu transaksi QRIS menampung paling banyak lima lisensi. Enam jurnal berarti dua pembayaran, dua invoice, atau hubungi support@publiora.id untuk pengadaan institusi (PO dan transfer bank).

Yang tidak lagi dijual: paket bundling, Paket Kampus, dan paket multi-domain dengan harga diskon. Lisensi yang sudah terbit dari paket lama tetap berlaku.

Apa yang terjadi setelah Anda membeli

Karena pembaca halaman ini kemungkinan besar bukan orang teknis, ini urutan apa yang terjadi setelah pembayaran dikonfirmasi, ditulis dari sudut pandang koordinator bukan developer.

Pengingat perpanjangan dikirim mendekati 12 bulan. Lisensi yang habis bersamaan bisa diperpanjang dalam satu checkout, sampai lima.

• Anda menerima email konfirmasi berisi lisensi yang mencakup semua jurnal atau domain yang Anda daftarkan saat checkout.
• Tim teknis Anda (atau Anda sendiri kalau mengurus server) mengunduh plugin dari panel pelanggan dan memasangnya di OJS. Proses pemasangan sama seperti plugin OJS biasa, unggah zip dari panel admin.
• Plugin dipasang per jurnal. Setiap lisensi punya key sendiri.
• Masa aktif 12 bulan dihitung dari tanggal konfirmasi, per lisensi.

Memilih paket yang tepat untuk situasi Anda

Tiga pertanyaan saja:

Mulai dari yang mendesak. Tambah lisensi lain nanti, sampai lima per transaksi.

Jangan menunda sampai asesor datang. Metadata yang berantakan di tiga jurnal lebih menyakitkan diperbaiki di bawah deadline daripada dikerjakan tenang.

• Berapa jurnal yang perlu plugin itu? Setiap jurnal = satu lisensi.
• Domainnya sama atau beda? Keduanya boleh dalam satu checkout.
• Plugin mana yang dibutuhkan? Beli yang terpakai. Statsora gratis.

Untuk bagian keuangan: satu dokumen, satu anggaran

Kalau Anda perlu meyakinkan bagian keuangan atau pimpinan, ini poin yang biasanya berhasil:

Untuk institusi yang butuh kuitansi resmi atau invoice dengan kop, itu tersedia di panel pelanggan setelah pembayaran dikonfirmasi.

• Satu transaksi berarti satu proses pengadaan, bukan tiga sampai sepuluh kali.
• Satu invoice tahunan yang mencakup semua jurnal. Mudah dicatat, mudah diaudit.
• Harga satuan, tanpa diskon paket. Voucher loyalty, kalau ada, memotong total.
• Mata anggaran jelas: pemeliharaan sistem informasi jurnal, satu pos, satu tahun.
• Tidak ada biaya tersembunyi. Tidak ada biaya per jurnal tambahan di tengah jalan.

Pertanyaan yang sering muncul