Kelola 3 jurnal tapi beli plugin 3 kali? Ada cara yang lebih waras

Situasi yang terlalu sering terjadi di LPPM

Begini polanya. LPPM mengelola tiga jurnal di satu instalasi OJS. Ketua LPPM atau koordinator penerbitan menyadari bahwa metadata jurnal perlu diperbaiki, entah karena asesor menegur, entah karena indexer menolak, atau karena peringkat Sinta turun dan tidak jelas kenapa.

Solusinya ditemukan: ada plugin yang bisa memperbaiki masalahnya. Harganya wajar. Tapi kemudian muncul pertanyaan yang tidak ada jawaban jelasnya: ini untuk satu jurnal atau bisa sekalian tiga?

Karena tidak yakin, yang terjadi biasanya salah satu dari dua: membeli untuk satu jurnal dulu lalu membeli lagi nanti (dua kali kerja, dua kali invoice), atau menunda semuanya sambil mencari tahu (tidak ada yang terpasang sampai berbulan bulan).

Kedua jalan itu membuang waktu. Dan waktu di LPPM itu barang langka.

Kenapa beli satu per satu itu pemborosan yang tersembunyi

Yang terlihat jelas adalah harganya lebih mahal. Beli plugin satuan untuk tiga jurnal terpisah berarti bayar tiga kali harga penuh. Tidak ada diskon, tidak ada efisiensi.

Tapi yang lebih mahal dari uang adalah prosesnya:

Kalikan itu dengan jumlah plugin yang dibutuhkan. LPPM yang butuh Orcidra, Affilora, dan Impactora untuk tiga jurnalnya bisa menghadapi sembilan siklus pengadaan terpisah kalau tidak tahu ada jalan lain.

Dan ini belum menghitung energi emosional yang terbuang: bolak balik ke bagian keuangan, menjelaskan ulang kenapa ini penting, menunggu tanda tangan yang tidak kunjung datang. Untuk hal yang seharusnya bisa selesai sekali.

• Tiga kali mengajukan anggaran ke pimpinan atau bagian keuangan.
• Tiga kali menunggu persetujuan yang bisa berminggu minggu per siklus.
• Tiga invoice terpisah yang masing masing perlu diproses, dicatat, dan diarsipkan.
• Tiga kali koordinasi dengan tim teknis untuk aktivasi.
• Tiga kali mengingat kapan masa aktif berakhir dan perlu diperpanjang.

Satu pembelian untuk semua jurnal: bagaimana cara kerjanya

Prinsipnya sederhana. Kalau beberapa jurnal Anda berada di satu instalasi OJS yang sama (satu server, satu panel admin), Anda tidak perlu lisensi terpisah per jurnal. Yang Anda butuh adalah Paket Kampus, yang mencakup semua plugin premium untuk sampai 3 jurnal sekaligus.

Satu checkout. Satu pembayaran. Satu invoice. Semua jurnal tercakup.

Kalau jurnal Anda tersebar di server berbeda (misalnya fakultas A punya OJS sendiri, fakultas B juga), ada Paket Institusi yang mencakup beberapa domain terpisah. Lima server? Satu pembelian. Sepuluh server dalam konsorsium antar universitas? Juga satu pembelian.

Memahami bedanya: multi-jurnal vs multi-domain

Ini bagian yang paling sering membingungkan, jadi perlu ditulis jelas.

Multi-jurnal berarti satu instalasi OJS yang di dalamnya ada beberapa jurnal. Ini umum di LPPM yang memasang satu OJS di satu server, lalu membuat tiga jurnal di panel admin yang sama. Satu domain, misalnya journal.universitasanda.ac.id, tapi di dalamnya ada Jurnal Teknik, Jurnal Ekonomi, dan Jurnal Pendidikan.

Multi-domain berarti jurnal yang benar benar terpisah secara teknis. Server berbeda, URL berbeda, panel admin berbeda. Ini umum di penerbit besar yang setiap jurnalnya punya instalasi sendiri, atau konsorsium universitas yang masing masing kampus mengelola OJS sendiri tapi ingin membeli bersama.

Kalau Anda tidak yakin jurnal Anda masuk kategori mana, tanyakan satu hal: apakah admin semua jurnal login di panel yang sama? Kalau ya, itu multi-jurnal (satu domain). Kalau login ke URL berbeda beda, itu multi-domain.

• LPPM dengan 3 jurnal di satu OJS: Paket Kampus (Rp 8.499.000/tahun).
• Penerbit dengan 5 jurnal di 5 server berbeda: Paket Institusi 5 Domain (Rp 17.999.000/tahun).
• Konsorsium 10 universitas, masing masing punya OJS sendiri: Paket Konsorsium 10 Domain (Rp 35.999.000/tahun).

Apa yang terjadi setelah Anda membeli

Karena pembaca halaman ini kemungkinan besar bukan orang teknis, ini urutan apa yang terjadi setelah pembayaran dikonfirmasi, ditulis dari sudut pandang koordinator bukan developer.

Perpanjangan juga satu kali. Saat mendekati 12 bulan, Anda menerima pengingat, membayar sekali, dan semua lisensi diperpanjang bersamaan. Tidak perlu menghitung mana yang sudah habis dan mana yang belum.

• Anda menerima email konfirmasi berisi lisensi yang mencakup semua jurnal atau domain yang Anda daftarkan saat checkout.
• Tim teknis Anda (atau Anda sendiri kalau mengurus server) mengunduh plugin dari panel pelanggan dan memasangnya di OJS. Proses pemasangan sama seperti plugin OJS biasa, unggah zip dari panel admin.
• Plugin langsung aktif untuk semua jurnal di instalasi tersebut (untuk paket multi-jurnal) atau untuk semua domain yang terdaftar (untuk paket multi-domain).
• Tidak ada aktivasi terpisah per jurnal. Tidak ada kode lisensi yang harus dimasukkan berkali kali.
• Masa aktif 12 bulan dimulai dari tanggal konfirmasi pembayaran, berlaku seragam untuk semua jurnal atau domain dalam paket.

Memilih paket yang tepat untuk situasi Anda

Tiga pertanyaan saja:

Kalau masih ragu, mulai dari yang paling kecil. Upgrade ke paket lebih besar bisa dilakukan kapan saja dengan membayar selisih harga yang diproporsikan ke sisa masa aktif.

Yang penting jangan menunda sampai asesor datang. Metadata yang berantakan di tiga jurnal sekaligus lebih menyakitkan diperbaiki di bawah tekanan deadline akreditasi daripada dikerjakan di waktu tenang.

• Berapa jurnal yang Anda kelola? Kalau satu, paket 1 Domain sudah cukup. Kalau dua atau tiga di OJS yang sama, Paket Kampus.
• Apakah jurnal Anda di server yang sama atau berbeda? Kalau beda server, Anda butuh paket multi-domain (Institusi atau Konsorsium).
• Apakah Anda butuh semua plugin atau hanya sebagian? Paket lengkap mencakup Accentra, Orcidra, Affilora, Impactora, dan Statsora. Kalau spam bukan masalah Anda, ada Paket Kampus Lite tanpa Accentra dengan harga lebih rendah.

Untuk bagian keuangan: satu dokumen, satu anggaran

Kalau Anda perlu meyakinkan bagian keuangan atau pimpinan, ini poin yang biasanya berhasil:

Untuk institusi yang butuh kuitansi resmi atau invoice dengan kop, itu tersedia di panel pelanggan setelah pembayaran dikonfirmasi.

• Satu transaksi berarti satu proses pengadaan, bukan tiga sampai sepuluh kali.
• Satu invoice tahunan yang mencakup semua jurnal. Mudah dicatat, mudah diaudit.
• Harga paket lebih murah dibanding total harga satuan. Penghematan hingga 12 persen tergantung paket.
• Mata anggaran jelas: pemeliharaan sistem informasi jurnal, satu pos, satu tahun.
• Tidak ada biaya tersembunyi. Tidak ada biaya per jurnal tambahan di tengah jalan.

Pertanyaan yang sering muncul